El círculo virtuoso de la organización

¿Pierdes constantemente las llaves de tu casa o tu auto?, ¿dejas proyectos sin terminar?, ¿te cuesta trabajo concentrarte en una actividad?, ¿pierdes mucho tiempo tratando de resolver cosas que no sabes hacer? Todas estas preguntas tienen una sola respuesta: organizar. 

Soy considerado por los demás y por mí mismo como una persona organizada y un pregunta que a menudo suelen preguntarme es: ¿cómo haces para hacer tantas actividades? Creo que nunca he analizado por qué soy organizado, así que, en esta publicación trataré de diseccionar los elementos que componen mi sistema de organización.

Porque sí, lo primero que debemos saber es que la organización es un sistema de lucha constante contra la tendencia natural de las cosas, el caos, la entropía. Esta última es la tendencia natural a la pérdida de orden en un sistema y esto rige todos los sistemas conocidos, el universo, la naturaleza, tu cuerpo, tu trabajo, tu cuarto. Para ponerlo en palabras simples, si no te arreglas el cabello crecerá sin control, si no limpias tu cuarto se acumulará polvo y basura, si no cortas la yerba de tu jardín crecerá por todos lados, así mismo con el trabajo, si no resuelves los pendientes se acumularán hasta que estés en problemas. 

Por lo tanto lo contrario al caos es organizar.

Organizar : 

Planificar o estructurar la realización de algo, distribuyendo convenientemente los medios materiales y personales con los que se cuenta y asignándoles funciones determinadas.


Desde mi perspectiva ser organizado tiene como consecuencia ser eficiente, lo que te permite utilizar la menor cantidad de recursos materiales, intelectuales y temporales para lograr una meta. Así que a continuación expondré los factores que considero importantes dentro de mi sistema de organización.

Personalidad.

Definitivamente es algo que caracteriza a ciertas personas, yo por ejemplo no encuentro paz dentro del caos, me gusta tener el control y para tener el control se necesita tener orden. Pero a pesar que es una tendencia en ciertas personas estoy convencido de que cualquiera puede ser organizado y para ello se necesita disciplina. En los siguientes puntos te voy a explicar en qué cosas puedes trabajar para mejorar tu organización.

Autoconocimiento.

Es de suma importancia conocerse a uno mismo, saber las capacidades y limitaciones, sobre todo estas últimas porque esto nos permite trabajar en lo que necesitamos mejorar y de esta forma poder tener un crecimiento. En mi caso, sé identificar bien qué cosas hago mejor y aprovecho eso para realizar las tareas de forma eficiente utilizando los recursos que me pueden llevar al cumplimiento de esa tarea de la manera más rápida. Resuelve con lo que tienes. Puedes ayudarte con una lista escrita o electrónica.

Identifica lo importante.

Hay tareas que son importantes y otras que son urgentes, lo primero que debemos atender es lo urgente ya que por lo general tienen una fecha de entrega muy próxima. Pero si sabes que la tarea urgente te tomará tiempo y esfuerzo resolverla y existen tareas importantes que puedes resolver rápidamente, enfócate en éstas, así tu mente quedará libre para poder enfocarte por completo a la tarea urgente.

Una cosa a la vez.

Debes dedicarte por completo a una tarea a la vez, ya que ésta quede concluida podrás enfocarte en la siguiente. Es muy común que las personas dediquen su atención en varias cosas a la vez sin enfocarse por completo a ninguna, lo que ocasiona pérdida de tiempo y esfuerzo. Puedes tomar como un reto cumplir con la tarea que realizas actualmente.

Apégate al plan.

Ya te habrás dado cuenta que organizar es tener un plan, si ya planeaste las actividades de tu día apégate al plan y cúmplelas según lo establecido en la medida de lo posible. Sabemos que existen distracciones e imprevistos, pero si dentro de tu calendario de trabajo tienes tus actividades al día, siempre habrá tiempo de sobra para los imprevistos. Puedes hacer tus planes en una agenda escrita o electrónica.

Cada cosa en su lugar.

Organizar y ordenar no es lo mismo, ordenar es parte de organizar, por ejemplo, si tienes un sitio destinado para poner tus llaves te aseguro que nunca volverás a perderlas, lo mismo sucede para tus herramientas de trabajo y tus archivos, si sabes dónde esta cada cosa no perderás tiempo buscando.

Hábitos saludables.

Que la organización sea un sistema quiere decir que tiene ciertas normas y procedimientos que regulan su funcionamiento y cuando esto sucede puedes tener la certeza de que las cosas se hicieron en la forma que debían hacerse. Si acostumbras mandar un mail para revisión inmediatamente después de tener listo tu diseño, no tendrás que preocuparte por recordar si enviaste el diseño al cliente, si acostumbras a crear un documento nuevo con el área dispuesta para rebases, no tendrás que preocuparte después por preparar tu diseño para la imprenta.

En conclusión ser organizado no solo es benéfico en nuestra área laboral, si cumplimos con nuestro trabajo en tiempo y forma tendremos el tiempo suficiente para hacer otras actividades que nos apasionan o nos distraen, lo cual nos dará equilibrio y paz mental, dormiremos mejor y tendremos más energía, lo cual tendrá como consecuencia que trabajemos de forma más eficiente, es un círculo virtuoso.

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